社員弁護士　西村　幸太郎（66期）

オフィスツアーへの参加

業務改善のため、民間の企業はどのような工夫をしているのでしょうか。

当事務所は、弁護士過疎地赴任をにらんだ弁護士を養成する事務所です。事務所を切り盛りするうえで、経営も学ばなければなりません。その一環として、複合機を扱うある会社のオフィスツアーに参加。目から鱗のツアーでした。

そこで参考になったこと、学んだことをご報告させていただきます。

ワークスタイルの変革を目指して

業務改善のためには、そもそものワークスタイルの変革が必要です。

(1) コストのかけ方：スペースコスト・紙コストの無駄が悩ましい。この会社は、印刷機の配置の工夫などによりこのコストを削る反面、セキュリティコストを増やします。パソコンの持出しを認めることで、社外にも活動のフィールドを広げることができ、業務効率があがります。セキュリティを厳しくすることで、さらなる効果もあります。最近、情報管理に厳しい企業が増加しており、そのような業者との取引にも十分対応できるのです。時流に即した変革です。

(2) 時間の使い方：データ処理や必要書類の探索に莫大な時間を奪われてしまう。ここでは、データ処理の時間を削る反面、コミュニケーションの時間を十分にとれるよう、時間配分を変革します。適切なデータにもとづく十分な議論は、意思決定の迅速性をももたらします。

限られたコストと時間で何をすべきか。やみくもに削るのではなく、必要なものには投資するなど、目的意識をもって業務改善にあたっています。

デスクのきれいさ

なにより驚くのは、この会社の社員のデスクがあまりにきれいなこと。

過去1年間使っていない書類をみる確率は1％未満。不要な文書は廃棄を徹底します。紙文書は減量化し、電子化を進めます。

悩ましいのは、放置プリント。しかし、これも、「パソコンの操作＋複合機における社員証の提示」→印刷開始というシステムの導入で大胆に削減。印刷後、結局書類を取りに行くため、社員証の提示は余計な手間となりません。ミスプリはキャンセルできます。印刷を試みるも、間に合わず出社した際に放置されるプリントが散見されましたが、この場合も印刷されなくなり、無駄が省けます。このシステムでは、パネルに利用した印刷枚数・費用等が表示されるため、社員のコスト意識も高まります。

データの電子化にあたっては、そのファイルのネーミング、フォルダの仕分けにつき、全社で共通ルールをもうけます。ルールを実践すべく、ルールに沿って自動でネーミングと仕分けをしてくれるソフトを導入します。データ管理は自動で適切になされ、データ処理にかかる時間が圧縮されます。

ここでは、社員の付近にごみ箱を置きません。ごみ箱が近くにあると、ついつい書類を捨ててしまいます。別の社員が、その中にプライバシー情報を見つけます。その社員は、これを選別しシュレッダーにかけるという作業を強いられます。そのような手間を避けるため、ごみ箱は定位置に数か所だけ。ごみ箱から1番遠いのは上司であり、上司がごみ箱まで動いて捨てているなら私も・・・と配置を工夫しています。あえて移動して捨てる場合、適切な分別のうえ、必要なものはシュレッダーにかけるなど、適切な処理が促進されます。

無駄の排除により、「電話以外に何もないデスク」を実現。きれいなオフィスは、情報漏洩リスクが低い。生産性が高い。一方、必要以上に手間がかからないよう、ルールが定着しやすいよう、十分に配慮がされています。社員は、いきいきと仕事に取り組むことができます。

自戒もこめて・・・

ここで紹介したものは、氷山の一角。このほか、自動車の削減と公共交通機関のすすめ、グループ会社と同室にするメリット、地震対策など、さまざまな取組みにつき紹介してもらいました。

この会社の変革はBefore/Afterで示され、その変わりようには驚くばかり。Beforeの部分では、散乱したデスクがもたらすリスクなど、耳が痛い話も。しかし、工夫1つでここまで変われるのか！と感心しました。

これまでの自分を振り返ると、いたらない点ばかり。今回のツアーを参考に、ぜひとも、業務改善に取り組んでまいります。

みなさんも、機会があれば、民間の企業の取組みにつき、見学してみてはいかがでしょうか。きっと学ぶところが多いと思います。